+375 232 23-58-01

+375 232 23-58-01 city

+375 232 21-20-76 city

+375 232 22-33-49

+375 232 21-22-38

+375 29 182-03-09 email

gomel@officeton.by

Время работы

Пн-чт: 8:30-17:30

Пт: 8:30-16:15

Все номера

0 товаров 0 руб.

Несколько простых шагов для создания архива

Конец года это не только веселье и праздники, для многих профессий конец года – это настоящая головная боль, ведь нужно закрывать год, подавать отчеты в соответствующие инстанции и конечно же пополнять архивы необходимыми документами.

Banner Folders 960x390.png

Сегодня мы остановимся на последнем и расскажем, как существенно упростить и ускорить процесс архивации.

Можно выделить две главные задачи архивации документов:

Систематизация архива для простого поиска документов.
Сохранение всей необходимой документации до истечения установленного срока хранения.

Упорядочить архивную работу поможет номенклатура дел — это перечень наименований дел, то есть папок, в которых документы сгруппированы по видам: накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты и многое другое, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел обеспечит сохранность документов и быстроту их поиска.

Для ее разработки мы советуем придерживаться следующих шагов:

Составьте перечень всех внутренних, исходящих и входящих документов, которые используются для организации и ведения учета, составления отчетности, а также кадровой работы.
Сформулируйте названия дел. Для простоты поиска документа присвойте каждому цифровой или буквенно-цифровой индекс.
Определите сроки хранения дел.
Совместите все проделанные шаги воедино – это и будет ваша номенклатура дел.

Организация хранения документов

Первый шаг выполнен, осталось определиться с тем, как будет организован ваш архив. Существуют следующие типы оборудования для архивного хранения документов:

Картотеки

Если вы являетесь сотрудником небольшой компании, то в качестве архива вам прекрасно подойдет компактные картотеки. Такой тип хранения позволит быстро найти необходимый документ, а компактность системы обеспечивает экономию офисного пространства. Картотека может располагаться на столе, в полке стола или шкафа.

Сделано в Германии

48.25

руб

без НДС

96.5 бонусных баллов

Для зарегистрированных в программе СмартБонус

Ед. измерения: штука

Цена без НДС: 48.25 руб.

Ставка НДС: 20%

Цена с НДС: 57.90 руб.

В наличии

Картотека "Swing", без крышки, 15 папок арт. 021112

Коробка (5 шт.)

Картотека "Han", без крышки, A6, 1300 карточек

Сделано в Германии

42.79

руб

без НДС

85.58 бонусных баллов

Для зарегистрированных в программе СмартБонус

Ед. измерения: штука

Цена без НДС: 42.79 руб.

Ставка НДС: 20%

Цена с НДС: 51.35 руб.

В наличии

Картотека "Han", без крышки, A6, 1300 карточек арт. 997782

Архивные коробки

Архивные коробки имеют широкий спектр применения, они предназначены не только для долгосрочного хранения, но и для транспортировки ценных бумаг и документов. Такие коробки принято разделять на несколько видов, используя в качестве критерия их функциональные особенности или предназначение:

Универсальные. Фактически, это обычная коробка с боковыми прорезями для удобства ручной переноски. Имеет съемную крышку.
Закрытый архивный короб. Отличается от предыдущего прикрепленной крышкой, а также усиленными стенками. Отличный вариант для транспортировки важных документов.
Горизонтальный архивный бокс. Традиционно применяется в офисах, которые имеют отдельное помещение или комнату для хранения документации. Крышка соединена с остальным корпусом и может иметь дополнительные приспособления для надежной фиксации – липучками, завязками или кнопками.
Вертикальные архивные папки. Их чаще используют в офисах, в которых бумаги хранятся непосредственно в пределах рабочей площади – например, на полках в кабинетах. Таким образом экономится пространство и создается лишь минимальное «давление» на существующий интерьер – с торцевой стороны коробки напоминают папки.

Архивные шкафы

Архивные шкафы предназначены для хранения документации в крупных размерах. При выборе архивного шкафа мы советуем обратить внимание на следующие критерии:

Материал корпуса. Лучше всего обратить внимание на модели, изготовленные из метала, тк они более долговечные и надежные.
Тип замка шкафа. Это может быть как механический, кодовый или электронный замок. Выбор замка зависит от ваших предпочтений. Главное, чтобы система запирания была надежной.
Удобство внутреннего оснащения шкафа.

Шкаф архивный "БШ 2", 1900x1000x500 мм, 4 полки

837.32

руб

без НДС

Ед. измерения: штука

Цена без НДС: 837.32 руб.

Ставка НДС: 20%

Цена с НДС: 1 004.78 руб.

Под заказ ~ от 3 до 15 дней

Шкаф архивный "БШ 2", 1900x1000x500 мм, 4 полки арт. 987535

Шкаф архивный "АБШ 2" (антресоль), 700x1000x500 мм, 1 полка

475.33

руб

без НДС

Ед. измерения: штука

Цена без НДС: 475.33 руб.

Ставка НДС: 20%

Цена с НДС: 570.40 руб.

528.14 руб

-9%

Под заказ ~ от 3 до 15 дней

Шкаф архивный "АБШ 2" (антресоль), 700x1000x500 мм, 1 полка арт. 987570

Шкаф архивный "БШ 1", 1900x600x400 мм, 4 полки

488.20

руб

без НДС

Ед. измерения: штука

Цена без НДС: 488.20 руб.

Ставка НДС: 20%

Цена с НДС: 585.84 руб.

Под заказ ~ от 3 до 15 дней

Шкаф архивный "БШ 1", 1900x600x400 мм, 4 полки арт. 987525

Архивируйте свои документы правильно, ведь от этого зависит не только эффективность рабочего процесса, но и предотвращение потерь документации. Правильно составленный архив поможет решить проблемы организации по хранению важной бумажной информации, обеспечить ее учет и быстрый поиск необходимых документов. Так же мы советуем не забывать о разделителях документов, ведь они в разы упрощают поиск по архиву.

Заказать необходимое оборудование для архивации в Офистон просто: оформите заказ онлайн в личном кабинете, либо свяжитесь со специалистами компании по номерам:
+375 44 518-21-82
+375 33 318-21-82
+375 17 388-59-59